Или почему вымирают бумажные мамонты делопроизводства?

Бизнесу всегда на руку правильная и честная экономия. Электронный документооборот от МТС – из этой области. К чему отправлять с курьером кипы бумажных материалов, скажем, из Владикавказа в Моздок или в Ростов-на-Дону, когда те же самые документы можно в несколько кликов перекинуть адресату в электронном виде? Дешево, быстро, удобно, надежно. Но! Несмотря на очевидные преимущества, многие предприниматели всё ещё опасаются переходить на него. Оправданы ли их страхи? Какие риски несёт ЭДО и сколько реально позволяет сэкономить? Эксперты МТС отвечают на все вопросы.

Что такое «электронный документооборот» от МТС?

Электронный документооборот (ЭДО) – новая услуга, которую запустила МТС. Это программный комплекс, который позволяет предпринимателям полностью и навсегда отказаться от бумажных документов. Забыть с ним можно не только о кипах бумаг, но и о принтерах, курьерах, скрепках, папках и всём сопутствующем.

У меня налажен традиционный бумажный документооборот. Зачем переходить на электронный?

Электронный документооборот (ЭДО) — не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.

Сколько я сэкономлю, если перейду на ЭДО? Эта экономия будет значительной на фоне общих операционных расходов?

На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 20 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.

С экономией понятно. Но не будет ли ЭДО замедлять отлаженные бизнес-процессы?

Он их, наоборот, ускорит. По расчётам МТС, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в 6 раз ускоряют поступление платежей, на 88 % сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ритейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54% сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в 3 раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40% быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.

Какие бумажные документы можно заменить электронными?

Абсолютно все. ЭДО от МТС является юридически значимым – соответственно, позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Их содержание, безусловно, воспринимается как подлинное; чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами. В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов.

Сейчас везде кибератаки, а ЭДО будет передавать данные непонятно куда. Вдруг их кто-то украдёт? Передавать документы в электронном виде безопасно?

Да! Более того, это намного безопаснее, чем в бумажном виде. Все документы, пересылаемые через систему МТС, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. МТС, в отличие от других операторов сотовой связи, не передаёт данные клиентов третьим лицам и другим компаниям для организации и проведения ЭДО (так часто происходит при работе по партнёрской схеме). В нашем случае МТС получил паспорт оператора ЭДО на свою собственную систему и предоставляет услугу без посредников. Кроме того, клиенты смогут вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и пользоваться удобной системой поиска документов в архиве.

ЭДО — это сложно? Нужно будет менять оборудование?

МТС предоставляет удобный web-интерфейс для доступа к системе ЭДО: обновление всех компонентов системы происходит удалённо и не требует от клиентов каких-либо усилий. Система ЭДО от МТС может работать как вместе с текущей системой ЭДО клиента, так и полностью её заменить (актуально для микро- и малого бизнеса). Работать в системе можно из любой точки мира на персональном компьютере, для работы требуется лишь подключение к сети Интернет.

Мне придется заново обучать сотрудников. Это долго и утомительно.

Принципы обмена электронными документами аналогичны принципам обмена бумажными документами. Точно такая же логика, поэтому обучать дополнительно сотрудников необходимости нет. ЭДО МТС похож на электронную почту, ориентироваться в нём легко и удобно, а освоить весь функционал можно будет за пару часов. Кроме того, в системе ЭДО МТС есть понятная краткая и полная инструкция для более требовательных к функционалу пользователей.

Я могу обмениваться документами с любой компанией или только с той, у которой тоже есть ЭДО?

Компания, которая перешла на ЭДО от МТС, может обмениваться документами с любой организацией. Если же кого-то из партнёров или контрагентов не окажется в списке доступных к взаимодействию, можно пригласить его в безбумажное будущее посредством внутренней функции системы «Пригласить в ЭДО».

Какой ЭДО выбрать?

Необходимо, чтобы ЭДО был сертифицирован в Федеральной налоговой службе (ФНС). Например, у МТС есть паспорт доверенного оператора ЭДО. Услуга разработана с учётом новых требований ФНС, вышедших в 2016 и 2017 году, и соответствует всем законодательным актам, регламентирующим использование ЭДО.

Сколько стоит перейти на документооборот от МТС?

Стоимость отправки одного документа составляет всего 7 рублей, а общая стоимость услуги зависит от общего количества переданных документов. Для удобства пользователей разработаны пакеты, в которых действует прогрессивная шкала скидок: чем больше пакет, тем меньше стоимость каждого документа внутри него. Так, при покупке пакета «ЭДО 1000» стоимость отправки одного документа составит 6 рублей, при покупке «ЭДО 10 000» — 4,5 рубля, а при покупке «ЭДО 100 000» — 3 рубля. Подробнее об объёмах и стоимости пакетов можно узнать здесь. Срок действия любого подключённого пакета — 365 дней. Выбранный пакет позволяет обрабатывать в системе ЭДО от МТС установленное количество любых документов согласно количеству документов в пакете. Плата за выбранный пакет списывается один раз при подключении пакета.

С чего начать переход?

Для действующих корпоративных клиентов МТС система не требует установки специального ПО: обмен документами происходит через универсальный web-интерфейс по защищённым каналам связи. Работа в системе ЭДО осуществляется через web-интерфейс. Новые клиенты также могут воспользоваться услугой, оставив заявку на сайте МТС. Полные инструкции по работе в системе оператора ЭДО вы получите при подключении сервиса.

 

• МТС
• реклама